Johdanto

Tässä tietosuojaselosteessa määritellään tavat, joilla Salon Klipsi kerää, käsittelee, käyttää, suojaa ja siirtää henkilötietojasi. Salon Klipsi on palvelualan yritys, joka tarjoaa parturikampaamo palveluita. Yrityksen tietosuojavastaava on Teresa Aho. Voit ottaa yhteyttä tietosuojavastaavaan lähettämällä viestin sähköpostitse osoitteeseen teresa.aho(at)salonklipsi.fi tai kirjeitse osoitteeseen Suurlohjankatu 9-13, 08100 Lohja.

Rekisterin tarkoituksen periaatteet

Asiakasrekisteritiedot ovat kampaamoketju Salon Klipsin käytössä palvelutehtävien kokonaisuuksien toteuttamisen edellyttämässä laajuudessa. Kaikkia asiakasrekisterin tietoja käyttäviä sitoo vaitiolovelvollisuus eikä henkilökunnalla ole lupaa kopioida tai antaa tietoja eteenpäin.

Automaattisessa tietojenkäsittelymuodossa oleva aineisto suojataan käyttäjätunnuksin ja salasanoin.

Kerättävät ja käsiteltävät henkilötiedot

Asiakasrekisteriin keräämämme henkilötiedot sisältävät:

• Nimi
• Kotiosoite
• Sähköpostiosoite
• Syntymäaika
• Puhelinnumero
• Terveystiedot (tarvittaessa)

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja peruste

Salon Klipsi suhtautuu yksityisyyteesi vakavasti, emmekä koskaan myy tai vuokraa henkilötietojasi kolmansille osapuolille. Henkilötietojasi jaetaan ja suoramarkkinointia suoritetaan vain nimenomaisen suostumuksesi nojalla, jonka voit perua milloin tahansa. Keräämme ja käsittelemme henkilötietojasi tarjotaksemme tuotteitamme, palveluitamme ja hoitojamme sekä täyttääksemme kaupalliset ja oikeudelliset velvoitteemme. Emme koskaan kerää sinusta henkilötietoja, joita emme tarvitse tai säilytä tietoja pidempään kuin on tarpeen tässä selosteessa määriteltyjen tarkoitusten johdosta.

Pyytäessämme sinulta arkaluonteisia henkilötietoja (esim. terveydentilaasi liittyviä tietoja), syy pyynnölle ilmoitetaan selkeästi yhdessä käsittelyn tarkoitusten kanssa. Nimenomainen ja allekirjoitettu suostumuksesi on aina edellytys suorittamallemme terveystietojesi keräämiselle ja käsittelemiselle.

Kuka käsittelee tietojani?

Salon Klipsi, Suurlohjankatu 9-13, Lohja, toimii rekisterinpitäjänä ja käsittelee henkilötietojasi tässä tietosuojaselosteessa asetetuissa tarkoituksissa. Phorest (Anglesea Mills, 9 Anglesea Row, Smithfield, Dublin 7, D07 W5NE, Irlanti) käsittelee henkilötietoja parturi-kampaamo Salon Klipsin puolesta sekä toimii henkilötietojen käsittelijänä. Phorestilla on pääsy henkilötietoihin ainoastaan, mikäli Salon Klipsi tarvitsee asiakastukea tai vianetsintää. Lisäksi Phorestin tulee käsitellä henkilötietoja tämän tietosuojaselosteen sekä soveltuvien tietosuojalakien mukaisesti.

Henkilötietojasi käsitellään:

• Niiden henkilötietojen keräämiseksi (nimi, osoite, sähköposti, yhteysnumero, syntymäaika), jotka vaaditaan sopimukseen sitoutumiseen palvelun tai tuotteen myymiseksi.
• Viestinnän välittämiseksi sinulle, sisältäen ajanvarausten vahvistukset ja niitä koskevat muistutukset sekä varauksesi muuttamista tai peruuttamista koskevat pyynnöt.
• Terveydellisten tietojen keräämiseksi, jotta palvelut voidaan suorittaa asianmukaisesti sekä niiden tuotteiden ja palveluiden alueiden korostamiseksi, jotka voivat mahdollisesti aiheuttaa asiakkaille terveydellisiä ongelmia.
• Turvallisen palvelun turvaamiseksi sekä alan standardien mukaisten neuvojen tarjoamiseksi.
• Relevanttien tarjousten, mainosten ja tietojen valitsemiseksi sinulle.
• Asiakasmäärämme arvioimiseksi.
• Asiakastyytyväisyyden tason selvittämiseksi.
• Asiakasrekisterien säilyttämiseksi.

Oikeutesi tietojen kohteena

Mikäli henkilötietojasi on Salon Klipsin hallussa, sinulla on tiettyjä niihin liittyviä oikeuksia. Kun olet antanut meille suostumuksesi yhteydenottoihimme osana markkinointipalveluitamme, voit muuttaa suostumustasi tai peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa käyttämällä kaiken suoramarkkinointimme yhteydessä tarjottavaa tilauksen peruuttamismahdollisuutta tai ottamalla yhteyttä Salon Klipsin tietosuojavastaavaan.

Sinulla on myös oikeus:

• Ennen tietojen keräämistä saada tieto siitä, kuinka henkilötietojasi käsitellään ja miten tietojasi käytetään.
• Saada kopio rekisteriin merkityistä tiedoistasi pyytämällä tietoja kirjallisesti rekisteriasioista vastaavalta henkilöltä. Tiedot toimitetaan noin yhden (1) kuukauden kuluessa tietojen kirjallisesta pyytämisestä. Jos tietoja pyydetään useammin kuin kerran vuodessa (paitsi silloin kun tietoihin on tullut muutoksia), peritään tietojen pyytäjältä tietojen toimittamisesta aiheutuvat hallinnolliset kulut.
• Vaatia henkilötietojesi korjaamista, mikäli ne ovat virheellisiä, epätäydellisiä, epätarkkoja tai vanhentuneita.
• Vaatia henkilötietojesi poistamista, kun käsittelyn jatkamiselle ei ole pakottavaa syytä.
• Vaatia käsittelyn rajoittamista, henkilötietojesi käsittelyn estämiseksi.
• Vastustaa suoramarkkinointia.

Kerättyjen henkilötietojen erityiskategoriat

Joissain suostumuslomakkeissamme kysytään terveyskysymyksiä, jotta voimme korostaa hoitoja, joilla voi mahdollisesti olla haitallisia vaikutuksia terveydellesi johtuen ottamastasi lääkityksestä tai terveydentilastasi. Salon Klipsi pyytää aina suostumustasi ennen tällaisten tietojen keräämistä ja käsittelemistä. Voit peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa, ottaen kuitenkin huomioon oikeudelliset, vakuutusliitännäiset sekä sopimusvelvoitteista johtuvat rajoitukset (katso lisää kohdasta ”oikeutesi tietojen kohteena”). Yksityisyytesi on meille erittäin tärkeää ja käytämme tällaisia tietoja ainoastaan sen määrittämiseen, onko tietty hoito sinulle sopiva.

Keräämismenettely

Tietolähde on asiakas, asiakas voi myös kieltäytyä antamasta yhteystietojaan kokonaan tai osittain. Henkilötietojasi kerätään antaessasi niitä meille Phorest -ohjelman, verkkosivujemme tai sosiaalisen median kautta, puhelimitse, sähköpostitse, kirjallisesti, Salon Klipsi -liikkeessä tai millä tahansa muulla tavalla. Tiedot säilytetään käyttämällä Phorest -ohjelmistoalustaa. Mikäli haluat ostaa tuotteen tai palvelun Salon Klipsiltä, tiettyjä henkilötietoja vaaditaan sopimuksen solmimiseksi. Salon Klipsi ei voi sitoutua tuotteen tai palvelun ostamista koskevaan sopimukseen kanssasi, mikäli et anna henkilötietojasi. Kuten tässä tietosuojaselosteessa on todettu, käsittelemme henkilötietojasi noudattaaksemme oikeudellisia ja lakimääräisiä velvollisuuksiamme sekä sopimusten täyttämiseksi. Sinulla on aina mahdollisuus kieltäytyä luovuttamasta henkilötietoja, mutta tällöin emme voi välttämättä tarjota sinulle tiettyjä tuotteita, palveluita tai hoitoja.

Tietojen jakaminen

Henkilötietojasi jaetaan ainoastaan Phorestin edustajien kanssa ainoastaan siinä tapauksessa, että salonki tarvitsee asiakastukea tai vianetsintää. Salon Klipsi ei jaa henkilötietojasi kolmansien osapuolten kanssa ilman etukäteistä suostumustasi, ellei kyseessä ole tässä tietosuojaselosteessa jo määritelty kolmas osapuoli taikka kun jakamista vaaditaan meiltä osana soveltuvien tietosuojalakien mukaisia oikeudellisia velvoitteitamme.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Asiakasrekisterin tietoja ei luovuteta eteenpäin.

Henkilötietojen käsittelijöiden käyttäminen

Henkilötietojen käsittelijät ovat kolmansia osapuolia, jotka tarjoavat meille tiettyjä palvelumme osia. Kun käytämme kolmatta osapuolta, olemme sopimuksin asettaneet tiukat ehdot, jotka säätelevät henkilötietojesi käsittelyä eikä mitään toimia voida suorittaa ilman ohjeistusta meiltä. Kolmannet osapuolet, joiden kanssa työskentelemme, eivät koskaan jaa tai julkista henkilötietojasi ja säilyttävät niitä aina turvallisesti.

Phorest

Salon Klipsi parturi-kampaamoketju käyttää Phorestin tarjoamaa ohjelmistoa ajanvarausten hallintaan, asiakkuuksienhallintaan ja markkinointiin. Phorestin tietosuojaseloste on saatavilla osoitteessa: https://www.phorest.com /fi/data-protection-privacy/

Kuinka pitkään säilytämme tietojasi?

Salon Klipsi säilyttää henkilötietojasi vain sen niin kauan kuin on tarpeen palveluidemme tarjoamiseksi sinulle asiakkaanamme. Salon Klipsi on verolakien mukaan velvollinen säilyttämään henkilötietojasi vähintään 7 vuotta. Terveys- ja turvarekistereitä säilytetään 10 vuotta. Mikäli olet antanut meille markkinointitarkoituksia koskevan suostumuksesi, säilytämme tarvittuja vähimmäistietoja siihen asti, kun ilmoitat meille, ettet enää halua vastaanottaa tällaisia ilmoituksia.

Edellytykset, joiden nojalla voimme jatkaa henkilötietojesi käsittelyä sisältävät:

• Voimme jatkaa henkilötietojesi käsittelyä, mikäli meillä on oikeudellinen peruste tai velvollisuus taikka se on oikeutetun etumme mukaista.
• Voimme jatkaa henkilötietojesi käsittelyä, kun se on tarpeen oikeudellisten vaatimusten todentamiseksi tai toteuttamiseksi taikka niiltä puolustautumiseksi. Henkilötietojen siirrot

Kun henkilötietojasi käsitellään Phorest -ohjelman kautta, kaikkia tietoja säilytetään EU:n alueella. Tietojasi käsitellään Phorest -ohjelman toimesta ja ne tallennetaan Amazon Web Services -pilvipalveluun. Tämän prosessin aikana tietosi salataan sekä siirtojen, että säilytyksen aikana.

Tietojen siirto EU:n/ETA-alueen ulkopuolelle

Tarpeen mukaan henkilötietolain sallimissa rajoissa (kampaamoketju Salon Klipsin sisällä).

Henkilötietojesi suojaaminen

Asianmukaiset toimenpiteet suoritetaan henkilötietojesi suojaamiseksi organisaation sisäiseltä tai ulkoiselta luvattomalta tai asiattomalta pääsyltä. Yhteytesi Phorest järjestelmään käyttää HTTPS tiedonsiirtoprotokollaa sekä TSL suojausta. Tämä tarkoittaa, että kaikki Phorest -järjestelmään siirretyt tiedot salataan tietojen syötön ja pilvipalveluun siirtämisen aikana. Paperisia dokumentteja, jotka sisältävät henkilötietoja, säilytetään lukitussa arkistointikaapissa tai kassakaapissa, joihin on pääsy ainoastaan yrityksen valtuutetulla henkilökunnalla. Työntekijöille annetaan ainoastaan rajatut pääsyoikeudet ja he voivat vierailla yrityksen ohjelmistossa ainoastaan yrityksen johdon antamalla PIN-koodilla.

Valitukset

Mikäli haluat tehdä valituksen liittyen tapaan, jolla henkilötietojasi on kerätty tai käsitelty Salon Klipsissä (tai Salon Klipsin käyttämien kolmansien osapuolien) toimesta taikka et ole tyytyväinen valituksen käsittelyyn, sinulla on oikeus tehdä valitus suoraan valvontaviranomaiselle ja Salon Klipsille sekä Salon Klipsin rekisteriasioista vastaavalle henkilölle.

Tietosuojavaltuutettu
Ratapihantie 9, 00520 Helsinki, Suomi
Salon Klipsin rekisteriasioista vastaava henkilö ja/tai yhteyshenkilö
Teresa Aho
teresa.aho(at)salonklipsi.fi
Puh. 0500 763 296